Welche Verpflegungspauschale ist bei Auslandsreisen korrekt?

Gerade bei Auslandsreisen stellt sich uns immer wieder die Frage, welche Verpflegungspauschale wir eigentlich für die einzelnen Tage erhalten. Am folgenden Beispiel möchte ich Ihnen einmal eine weitere Kuriosität aus der Welt der Reisekostenabrechnung näher bringen:
Sie fliegen heute um 21:55 Uhr Ortszeit von Frankfurt nach Sydney. Da der Flieger auch mal nachtanken muss, legen Sie in Singapur einen Zwischenstopp ein, bei dem Sie das Flugzeug kurzzeitig verlassen müssen, um dann zwei Stunden später weiterzufliegen. Am übernächsten Morgen kommen Sie dann um 05:55 Uhr halb verschlafen in Sydney an.

Zwar werden Sie sich nach so einem langen Flug wohl kaum sofort die Frage stellen, welche Pauschalen Sie für welchen Tage erhalten, aber wir spielen diese Anreise einmal durch.

Der Gesetzgeber gibt an, dass für den Tag der Abreise die Verpflegungspauschale des Landes zu nehmen ist, von welchem Sie losgeflogen sind. In unserem Fall also Deutschland. Am Tag der Ankunft in Sydney erhalten Sie die Verpflegungspauschale des Landes, in welchem Sie sich um 24:00 Uhr Ortszeit befinden. Wenn wir annehmen, dass wir einige Tage in Sydney verbringen, ist es also die Verpflegungspauschale von Australien (Sydney). Nur welche Verpflegungspauschale erhalten Sie am Tag dazwischen, als Sie eingepfercht in der Economy Class die Lebensgeschichte Ihrer greisen Sitznachbarin ertragen mussten?

Kennen Sie die Lösung und damit richtige Verpflegungspauschale?

Einige könnten denken, das Land welches man um 24:00 Uhr gerade überfliegt. Vergessen Sie es: es ist dunkel draußen und Sie würden eh nichts erkennen. Andere wiederum glauben, dass sich die Verpflegungspauschale danach richtet, ob der Mond ab- oder zunimmt. Auch das ist – natürlich – falsch.

Richtig ist, dass der Gesetzgeber hier die Verpflegungspauschale von Österreich vorsieht. Österreich? Warum ausgerechnet Österreich? Es gibt die unterschiedlichsten Erklärungen, warum Österreich: Durchschnittswert aller Pauschalen? Ist es nicht, ich habe es nachgerechnet! Das erste Land, welches man gen Osten überfliegt? Könnte ja auch Polen sein. Oder gar historische Gründe?

Fazit: Ich weiß es nicht, keiner weiß es und der, der es weiß, lebt wahrscheinlich nicht mehr. Oder wissen Sie es vielleicht? Dann schreiben Sie uns!

Übrigens: wenn Sie aus Sydney zurückreisen und der Flug geht wieder über mehrere Tage (der Pilot verfliegt sich), dann ist es nicht Österreich, sondern Australien (Sydney). Denn hier greift die Regel, dass auf der Rückreise die Verpflegungspauschale des Landes zu nehmen ist, in welchem man zuletzt geschäftlich unterwegs war. Und das war sicherlich nicht Österreich!

Und um es auf die Spitze zu treiben: Sie fliegen nicht nach Sydney, sondern nehmen ein Schiff und sind so um 40-50 Tage auf hoher See, Seekrankheit, Skorbut inkl.. . Auch hierfür haben unsere Bürokraten eine Regel er- (ich meine) gefunden: In diesem Fall steht Ihnen die Verpflegungspauschale von Luxemburg zu. Warum Luxemburg? Vielleicht weil es sich um eine ehemalige stolze Seefahrernation handelt? Jetzt müsste Luxemburg nur noch am Meer liegen!
Franfurt/Main IHK

BMF Schreiben Sachbezüge

Wann sind bei Reisekostenabrechnungen Sachbezüge anzusetzen?

Sachbezugswerte sind anzusetzen, wenn ein Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber kostenlose Mahlzeiten gewährt bekommt, z.B. das Abendessen bei einer Vertriebstagung. Für diesen geldwerten Vorteil – der Mitarbeiter isst schließlich kostenlos – wird der Sachbezug angesetzt. Dabei kann der Sachbezugswert zum persönlichen Lohnsteuersatz des Mitarbeiters versteuert oder in voller Höhe (1,57 € für Frühstück/ 2,87 € für Mittag- bzw. Abendessen) einbehalten werden.

Wie verhält es sich bei dem Frühstück, das der Mitarbeiter während einer Geschäftsreise erhält?

Auch wenn das Frühstück auf der Hotelrechnung mit z.B. 25,00 € ausgewiesen ist, kann für die Mahlzeit der Sachbezug in Höhe von 1,57 € bei der Reisekostenabrechnung gekürzt bzw. lohnversteuert werden.

Voraussetzungen:

• Der Mitarbeiter bekommt die Kosten für das Frühstück von seinem Arbeitgeber erstattet
• die Hotelrechnung ist auf die Adresse des Arbeitgebers (nicht die private Anschrift des Mitarbeiters!) ausgestellt.

In diesem Sinne: Lassen Sie es sich schmecken!

Ab dem 01.01.2012 gelten neue Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten.

Das Bundesfinanzministerium hat die geänderten Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen für über 50 Länder bzw. Städte bereits veröffentlicht.

Lesen Sie in diesem Beitrag mehr über die wichtigsten Änderungen.

Welche Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen sind neu oder wurden abgeschafft?

Für den Kosovo sowie die Städte Atlanta, Chicago und New York City (USA) wurden nun Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten festgelegt. Zuvor galten für Atlanta und Chicago die Pauschalen der Vereinigten Staaten von Amerika und für New York City die Pauschalen für den Staat New York.

Abgeschafft wurden die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für die Städte Kopenhagen (Dänemark), Tel Aviv (Israel), Blantyre (Malawi) und Lagos (Nigeria) sowie für den Staat New York. Für die Reisekostenabrechnung gelten nun wieder die Pauschalen des jeweiligen Landes.

In vielen weiteren Ländern bzw. Städten haben sich die Tagespauschalen und Übernachtungspauschalen geändert, wie in Schweden, Brasilien, Hongkong (China) oder in San Francisco (USA).

Bei einer Abwesenheitsdauer von 24 Std. wurde die Pauschale für Brasilien z.B. von 36€ auf 54€ heraufgesetzt. In Hongkong (China) hat sich die Pauschale von 72€ auf 62€ verringert.

Die Übersicht des Bundesfinanzministeriums vom 08.12.2011 (Az. IV C 5 – S 2353/08/10006:002) zu den einzelnen Änderungen finden Sie hier:

Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen 2012

Welche Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen gelten wann?

Reist ein Mitarbeiter vom Inland ins Ausland gelten bei der Reisekostenabrechnung die Pauschbeträge des Ortes, den er vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat.

Bei eintägigen Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist bei der Reisekostenabrechnung der letzte Tätigkeitsort im Ausland für die Pauschalen maßgebend.

Für Länder die nicht in der Übersicht des Bundesfinanzministeriums enthalten sind gelten die Pauschbeträge von Luxemburg.

So stimmt Ihre Hotelrechnung mit dem deutschen Reisekostenrecht garantiert überein!

Man sollte meinen, dass man Originalrechnungen nicht nachträglich manuell abändern darf, aber es gibt mindestens eine Ausnahme, bei der genau dies doch erlaubt ist:

Konkreter Fall: Sie sind ins Reich der Mitte gereist und möchten nun nach einigen Tagen wieder zurückreisen. Sie stehen an der Rezeption, wollen auschecken, stellen erneut nervös fest, dass Ihr Flug in Kürze geht und Sie schon längst Ihre Koffer am Flugschalter hätten abgeben sollen. Hinter Ihnen stehen zehn weitere Gäste, die genervt auf die Uhr schauen und genauso wie Sie fluchtartig das Hotel verlassen wollen, um das Flugzeug zu erreichen.

Stimmt Ihre Hotelrechnung mit dem deutschen Reisekostenrecht überein?

Auf Ihrer Hotelrechnung steht ein Preis, gefrühstückt haben Sie nicht und dieses war auch nicht im Übernachtungspreis inbegriffen. Sie möchten folglich Ihre Verpflegungspauschale nicht für etwas kürzen, wofür Sie nichts erhalten haben. Also was tun?

Entweder Sie erklären dem chinesischen Angestellten an der Rezeption das komplizierte Reisekostenrecht in Deutschland und warum Sie diesen Ausweis, “Kein Frühstück im Übernachtungspreis enthalten”, auf der Rechnung für Ihre Reisekostenabrechnung benötigten – oder Sie vermerken dies einfach handschriftlich selbst. Nähere Informationen zur webbasierten Reisekostenabrechnung finden Sie unter: http://www.hrworks.de/de/produkt/reisekostenabrechnung.html

Im ersten Fall werden Sie wahrscheinlich einen freundlich lächelnden Angestellten vor sich haben, der nichts, aber auch gar nichts vom dem versteht, was Sie sagen wollen und noch weniger Ahnung vom deutschen Reisekostenrecht hat. Und hinter Ihnen zehn leicht angespannte Gäste, für deren Flugverpassen Sie gleich verantwortlich sind.

Also entscheiden Sie sich lieber für die manuelle Variante und schreiben handschriftlich auf Ihre Rechnung, dass im Hotelpreis kein Frühstück enthalten war und Sie dies auch nicht eingenommen haben. Und somit müssen Sie Ihre Verpflegungspauschale nicht um 20% bzw. um den Sachbezugswert mindern und Ihre Rechnung stimmt trotzdem mit dem Reisekostenrecht überein.

Diese Regelung ist übrigens gesetzeskonform. Sie können sie in den Entscheidungen der OFD Erfurt (Verfügung der OFD Erfurt vom 5.3.2001, DStR 2001 S. 621) und der OFD Frankfurt (Verfügung vom 20.03.2001 – S. 2003 138 A -5 -St II 30) jederzeit nachlesen.

Bitte denken Sie aber stets daran, hier wegen ein paar Euro nicht Ihren Arbeitgeber zu hintergehen. Denn für ein solches Delikt droht sonst die fristlose Kündigung.

Richtige Reisekostenabrechnung: Pauschalen

Verpflegungspauschalen Deutschland
Aktuelle Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand im Inland:

• Abwesenheitsdauer 24 Std. – € 24
• Abwesenheitsdauer Mindestens 14 Std. – € 12
• Abwesenheitsdauer Mindestens 8 Std. – € 6

§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes

Übernachtungspauschale Deutschland
Der Pauschbetrag für Übernachtungskosten im Inland beträgt 20 €.

R 9.7 Absatz 3 LStR

Merke: Nicht erstattete Beträge können nicht als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen Ausland
Die aktuellen Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten im Ausland gültig ab dem 01.01.2010 finden Sie hier:

BMF Schreiben Pauschbeträge

Kilometerpauschalen
Das Kilometergeld wird pro gefahrenem Kilometer und Fahrzeug angerechnet, sobald ein Privatfahrzeug zur Geschäftsreise benutzt wird.
Diese Sätze können Sie bei Ihrer Reisekostenabrechnung angeben:

• Pkw € 0,30
• Mitnahme je Person € 0,02
• Motorrad oder Motorroller € 0,13
• Mitnahme je Person € 0,01
• Moped oder Mofa € 0,08
• Fahrrad € 0,05

R 9.5 Absatz 1 LStR 2011, i.V.m. § 5 II BRKG

Kilometerpauschale bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit
= Pendlerpauschale, Entfernungspauschale ab dem ersten Km = € 0,30 Cent

§9 Einkommensteuergesetz

Richtige Reisekostenabrechnung: Sachbezug

Sachbezug
Gültig seit 01.01.2011

• Frühstück € 1,57
• Mittag- u. Abendessen € 2,83

Voraussichtliche Sachbezüge ab 01.01.2012:

• Frühstück € 1,57
• Mittag- u. Abendessen € 2,87

BMF Schreiben Sachbezüge

Zur Frühstücksgestellung
Der Sachbezugswert für ein Frühstück beträgt € 1,57. Dieser darf laut R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR 2011 angewandt werden, wenn:

• die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und
• die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

Diese Regelung gilt auch für Mittag- und Abendessen. Der Wert jeder Mahlzeit darf höchstens 40 € betragen.

Die Sachbezugswerte in Höhe von € 1,57 bzw. € 2,83 können auch für Übernachtungen im Ausland herangezogen werden (FM NRW Verfügung vom 8.2.2008, Az. B 2906 – 7.0 – IV A 3)

Drucksache Lohnsteueränderungsrichtlinien 2011

Richtige Reisekostenabrechnung: Kürzungen

Kürzungen
Merke: Ab dem 01.01.2010 gilt in Deutschland für die Übernachtung im Hotel ein Umsatzsteuersatz von 7% und für das Frühstück ein Umsatzsteuersatz von 19% Die Beträge müssen getrennt ausgewiesen werden.

Wachstumsbeschleunigungsgesetz

Sobald in der Rechnung ein Paketpreis für Hotelnebenleistungen (z.B. sog. „Business-Package“, „Servicepauschale“) angegeben ist oder wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten auf Geschäftsreisen wie folgt zu kürzen:

• für Frühstück um 20 %,
• für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %

des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

BMF Schreiben Frühstücksregelungen

R 9.7 Absatz 1 LStR

Stand: November 2011 Alle Angaben ohne Gewähr.

Wann erhalten Sie Übernachtungspauschalen?

Wenn Sie Glück haben, zahlt Ihnen Ihr Arbeitgeber die vollen Übernachtungspauschalen aus. Diese können Sie dann ansetzen, wenn Sie geschäftlich unterwegs sind und privat bei Bekannten, Freunden, Mama, Papa, Frau 1 oder Frau 2 übernachten.

Wie verhält es sich aber, wenn Sie im Auto übernachten, in Ihrem Führerhaus, im Flugzeug, im Caravan oder auf der Parkbank unter der Brücke (Frau 2 hat von Frau 1 erfahren!!!)? Gibt es auch hierfür die Übernachtungspauschale?

Nein, sagt der Gesetzgeber. Selbst wenn Sie also einen schicken, geräumigen, klimatisierten Caravan haben (Sie arbeiten bei einem Caravanhersteller) und in diesem übernachten, steht Ihnen die Übernachtungspauschale nicht zu.

Sie fragen sich warum Sie in diesem Fall keinen Anspruch auf eine Übernachtungspauschale haben?

Die Übernachtungspauschale ist dafür gedacht, dass Sie Ihrem Gastgeber als Dank etwas Kleines schenken (Pralinen, Blumen, etc.). Einem Caravan kann man schlecht etwas schenken – höchstens vielleicht eine Wagenwäsche oder ein Schluck Öl.

Übrigens: wenn Sie öfters geschäftlich nach Edinburgh müssen und dort noch keine Freunde haben, bei denen Sie übernachten könnten, dann sorgen Sie dafür, dass Sie Freunde bekommen. Denn hier gibt es eine Übernachtungspauschale von 170€ pro Nacht – steuerfrei versteht sich. Nur in der Demokratischen Volksrepublik Korea gibt es mehr, aber wer von uns reist da schon hin?

R 9.7 Abs. 3 LStR 2011

Anforderungen an elektronische Rechnungen

Sowohl für Papier- als auch für elektronische Rechnungen gelten folgende Anforderungen um umsatzsteuerrechtlich anerkannt zu werden:

- Echtheit der Herkunft, d.h. die Identität des Rechungsausstellers muss gewährleistet sein.
- Unversehrtheit des Inhalts, d.h. die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben dürfen während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert werden.
- Lesbarkeit der Rechnung

Wichtig ist, dass es einer Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Rechnungsstellung bedarf. Angeraten wird eine schriftliche Vereinbarung, um dies beweisen zu können.

Ein technisches Übermittlungsverfahren ist nicht vorgeschrieben. Elektronische Rechnungen können daher in unterschiedlichen Arten übermittelt werden:

– Email (ggf. mit PDF oder Textdateianhang)
- Web-Download
- Computerfax oder Faxserver
- DE-Mail oder E-Post
- Elektronische Signatur und EDI kann weiter angewandt werden

Ohne elektronische Signatur oder EDI- Verfahren ist allerdings die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit durch ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren sicherzustellen. Dieses Kontrollverfahren muss einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Leistung schaffen.

Innerbetriebliches Kontrollverfahren für elektronische Rechnungen

Das innerbetriebliche Kontrollverfahren wird zum Abgleich der Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung eingesetzt.

Hierbei wird überprüft, ob
- die Rechnung korrekt ist, d. h. ob die in Rechnung gestellte Leistung in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde
- der Rechnungsaussteller den Zahlungsanspruch hat
- die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches

Ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht, dient bereits als geeignetes Kontrollverfahren. Es muss sich dabei nicht um ein „technisches“ oder EDV-gestütztes Verfahren handeln. Kleine Unternehmen, die über kein kaufmännisches Rechnungswesen verfügen, können das „innerbetriebliche Kontrollverfahren“ z.B. durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein durchführen.

Aufbewahrungspflicht für elektronische Rechnungen

Sobald eine Aufbewahrungspflicht besteht, sind elektronische Rechnungen auch elektronisch aufzubewahren und zwar in dem Format der Ausstellung bzw. des Empfangs (z.B. digital als E-Mail ggf. mit Anhängen wie pdf oder tiff, digital als Computer-Telefax, digital als Web-Download). Diese sind auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen mehr zulässt, wie nicht- wiederbeschreibbare CDs und DVDs. Eine Aufbewahrung als Papierausdruck ist nicht möglich. Die Aufbewahrung beträgt wie bei Papierrechnungen in der Regel 10 Jahre.

Was halten Sie von der Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung? Schreiben Sie uns!

Weitere Informationen finden Sie unter:
Bundesfinanzministerium: Entwurf des Steuervereinfachungsgesetzes 2011
Bundesfinanzministerium: Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung
Steuervereinfachungsgesetz 2011 Beschluss des Bundestages
Steuervereinfachungsgesetz 2011 Beschluss des Bundesrats

Wer sich im Unternehmen mit Reisekostenabrechnungen befasst weiß, die Regelungen sind kompliziert. Doch nun hat der Bundesfinanzhof die aktuelle Rechtsprechung umgeworfen und damit endlich das Reisekostenrecht vereinfacht! Wir informieren Sie in diesem Beitrag über die Änderungen, die zugunsten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern ausfallen:

Nach der aktuellen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs kann jeder Arbeitnehmer nun nur noch eine regelmäßige Arbeitsstätte haben. Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitnehmer mehrere Arbeitsstellen regelmäßig anfährt.

Bisher wurde jede Arbeitsstätte vom Finanzamt als fester Arbeitsplatz angesehen. Arbeitnehmer durften deshalb für die Fahrten dorthin nur die Pendlerpauschale von 30 Cent pro Kilometer absetzen.

Der Bundesfinanzhof hat nun zugunsten von Arbeitnehmern und Unternehmen entschieden:

Handhabung der Reisekosten bei weiteren Arbeitsstätten:

Ab sofort stellen die Fahrten zu weiteren Arbeitsstätten Auswärtstätigkeiten dar und können als Reisekosten abgerechnet werden. Für Arbeitnehmer, bedeutet das konkret, dass Sie Verpflegungsmehraufwendungen bis zu 24,- € geltend machen können und für jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer – somit für die Hin- und Rückfahrt zu den Arbeitsstätten – 30 Cent pro Kilometer ansetzen können (zum Urteil Az. VI R 55/10).

Handhabung der Reisekosten bei keiner regelmäßigen Arbeitsstätte:

Hat ein Beschäftigter keine regelmäßige Arbeitsstätte dann ist sogar jede geschäftlich veranlasste Fahrt eine Geschäftsreise (zum Urteil Az. VI R 36/10).

Handhabung der Reisekosten bei einer Fahrt in die Firmenzentrale:

Und auch die Fahrt eines Mitarbeiters im Homeoffice oder eines Außendienstmitarbeiters in die Firmenzentrale kann unter bestimmten Voraussetzungen nun als Geschäftsreise angesehen werden (zum Urteil Az. VI R 58/09).

Sogar Arbeitnehmer, die einen Geschäftswagen nutzen profitieren von der Änderung der Rechtsprechung. Bisher musste ein Arbeitnehmer für private Fahrten wie zum Beispiel die Fahrt zwischen der Wohnung und dem Arbeitsplatz einen „geldwerten Vorteil“ versteuern. Stellt der Arbeitsplatz nun keine regelmäßige Arbeitsstätte mehr dar, zählt diese Fahrt als Dienstreise und die Versteuerung des „geldwerten Vorteils“ entfällt.

Arbeitgeber profitieren ebenfalls von den Urteilen des BFH. Die Lohnbuchhaltung spart sich die komplizierte Berechnung der Entfernungskilometer und des „geldwerten Vorteils“ durch einen Dienstwagen. Die Abgrenzung zwischen einer Anfahrt zum Arbeitsplatz und einer Dienstreise ist nun eindeutiger geklärt.

Weitere Artikel zu diesem Thema finden Sie unter:
Haufe.de
Capital.de

Spannend bleibt, wie nun die Finanzpolitik auf die Rechtsprechung reagiert und die Umsetzung in der Praxis läuft? Schreiben Sie uns Ihre Meinung.

Muss die Nutzung eines Dienstwagens durch den Arbeitnehmer besteuert werden?

Muss die Nutzung eines Dienstwagens durch den Arbeitgeber besteuert werden?

Kann das Finanzamt einfach die 1 Prozent-Regel ansetzen?

Wird die Sonderausstattung bei einem Dienstwagen auch besteuert?

Kann der Arbeitnehmer den Dienstwagen auch bei längerer Erkrankung noch privat nutzen?

Muss der Arbeitnehmer den Dienstwagen bei einer Fristlosen Kündigung sofort zurückgeben?

Kann ein Fahrtenbuch auch aus Computeraufzeichnungen bestehen?