Digitale Essensmarken: Alternative zur Gehaltserhöhung

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Mit Essensmarken für Mitarbeiter möbeln Unternehmen nicht nur ihr Arbeitgeber-Image auf, sie sparen damit vor allem Lohnnebenkosten ein. Bis zu 6,27 € pro Arbeitstag können steuer- und sozialversicherungsfrei in Form von Essensmarken an Mitarbeiter abgegeben werden.

Die Steuerfreiheit von Mahlzeitenzuschüssen unterliegt jedoch diversen gesetzlichen Voraussetzungen und schnell wird der kleine Essensbonus zur großen Rechnerei. Digitale Essensmarken sind hier die perfekte Lösung.

Einsparungspotential Sachbezugswert

Erhalten Mitarbeiter mit Essensmarken vergünstigte Mittagessen, handelt es sich dabei um einen geldwerten Vorteil. Die Essensmarke ist als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn anzusehen, kann jedoch mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden.

Das heißt: Nicht der tatsächliche Wert der Essensmarke sondern maximal der Sachbezugswert (2017 sind das 3,17 €) ist zu versteuern.

Essensmarke als Sachbezug: Voraussetzungen

Nach den Lohnsteuerrichtlinien (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR) kann der Sachbezugswert jedoch nur angesetzt werden, wenn

  • tatsächlich eine Mahlzeit eingenommen wird bzw. die erworbenen Lebensmittel zum unmittelbaren Verzehr in den Essenspausen bestimmt sind,
  • pro Mahlzeit nur eine Essensmarke verrechnet wird,
  • der Wert der Essensmarke den gültigen Sachbezugswert (3,17 €) um nicht mehr als 3,10 € übersteigt (daher der maximale Erstattungsbetrag von 6,27 €),
  • der Mitarbeiter sich nicht auf Geschäftsreise befindet oder aufgrund von Krankheit oder Urlaub abwesend ist.

Als Faustregel gilt: Zahlt der Mitarbeiter mindestens den aktuellen Sachbezugswert (2017 sind das 3,17 €) an seiner Mahlzeit selbst, entsteht kein steuerpflichtiger, geldwerter Vorteil und der Mahlzeitenzuschuss bleibt bis zu 6,27 € komplett steuerfrei.

Zahlt der Mitarbeiter weniger als den Sachbezugswert an seiner Mahlzeit selbst, muss der Differenzbetrag zwischen dem Sachbezugswert und dem selbst bezahlten Betrag versteuert werden: 3,17 € – Selbstzahlung = zu versteuernder Betrag.

Beispiele:

  1. Das Mittagessen kostet 9,80 €. Nach Unternehmensrichtlinie werden max. 6,27 € erstattet.
    Lösung: Der Mitarbeiter bekommt 6,27 € steuerfrei erstattet.
  2. Das Mittagessen kostet 6,70 €. Nach Unternehmensrichtlinie werden max. 5,00 € erstattet.
    Lösung: Der Mitarbeiter zahlt 1,70 € an seiner Mahlzeit selbst und bekommt 5 € erstattet, davon sind 1,47 € pauschal zu versteuern (3,17 € – 1,70 €) und 3,53 € steuerfrei (5 € – 1,47 €).
  3. Das Mittagessen kostet 6,10 €. Nach Unternehmensrichtlinie werden max. 5,00 € erstattet.
    Lösung: Der Mitarbeiter bekommt 5 € erstattet, davon sind 2,07 zu versteuern, 2,93 € sind steuerfrei.
  4. Das Mittagessen kostet 5,95 €. Nach Unternehmensrichtlinie werden max. 3,00 € erstattet.
    Lösung: Der Mitarbeiter bekommt 3,00 € erstattet, davon sind 0,22 € zu versteuern, 2,78 € sind steuerfrei.
  5. Das Mittagessen kostet 4,50 €. Nach Unternehmensrichtlinie werden max. 3,00 € erstattet.
    Lösung: Der Mitarbeiter bekommt 3,00 €, davon sind 1,67 € zu versteuern 1,33 € sind steuerfrei.

Mahlzeitenzuschuss per App statt Essensmarke auf Papier

Im BMF-Schreiben vom 24. Februar 2016 bestätigt das Bundesministerium für Finanzen, dass der Sachbezugswert auch dann angesetzt werden kann, wenn Mahlzeitenzuschüsse papierlos, z. B. über eine Softwarelösung, gewährt werden.

Mit der geeigneten Anwendung speisen Mitarbeiter im Lokal ihrer Wahl, fotografieren die Rechnung mit dem Smartphone und reichen diese zur Erstattung bei ihrem Arbeitgeber ein. Die Berechnung der steuerfreien und pauschal zu versteuernden Anteile sowie die Überprüfung der allgemeinen Voraussetzungen wie Urlaub oder Krankheit übernimmt dann die Software. Die Administration von Papiermarken und Partnerbetrieben entfällt.

Ohne großen Mehraufwand eignen sich digitale Essensmarken daher perfekt zur Nutzung des vorhandenen Steuervorteils und zur Nettolohnoptimierung.

2 Gedanken zu “Digitale Essensmarken: Alternative zur Gehaltserhöhung

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