Das neue Reisekostenrecht anhand von Praxisbeispielen –
Teil 2

Foto:© Karl-Heinz Laube, Pixelio
Teil2Nachdem im ersten Part Reisen ohne Übernachtung im Vordergrund standen, werden nun im zweiten Teil der Reihe Geschäftsreisen mit Übernachtung im Fokus stehen und die daraus resultierenden Folgen für die Reisekostenabrechnung.

Nach der Reform des steuerlichen Reisekostenrechts zum 1. Januar 2014 unterscheidet das Bundesfinanzministerium mehrtägige Reisen ohne und mit Übernachtung. Die Übernachtung muss dabei außerhalb der Wohnung stattfinden, wobei sich natürlich hier die Frage stellt, ob damit auch ein Nickerchen im eigenen PKW oder im Flugzeug gemeint ist. Die neue Richtlinie definiert „Wohnung“ in folgender Form:

Als Wohnung im vorstehenden Sinn gilt (§ 9 Absatz 4a Satz 4, 2. Halbsatz EStG)

· der Hausstand, der den Mittelpunkt der Lebensinteressen des Arbeitnehmers bildet
und nicht nur gelegentlich aufgesucht wird oder
· die Zweitwohnung am Ort einer steuerlich anzuerkennenden doppelten Haushaltsführung
(insbesondere zu berücksichtigen, wenn der Arbeitnehmer mehrere Wohnungen
hat).

Nach dieser Definition wäre also ein Nickerchen im Auto tatsächlich eine Übernachtung außerhalb der Wohnung, da der eigene PKW weder den Charakter einer Zweitwohnung innehat noch der Mittelpunkt des Lebeninteresses darstellt – auch wenn man das bei dem ein oder anderen Autofahrer bezweifeln darf. Die Regelungen zur Übernachtungspauschale bleiben davon allerdings unberührt.

Was ändert sich nun also konkret? Im Schreiben des Bundesfinanzministerium vom 30.09.2013 steht unter anderem:

Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung kann ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von jeweils 12 Euro als Werbungskosten berücksichtigt bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei
ersetzt werden. Insoweit ist es unerheblich, ob der Arbeitnehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antritt

In Deutsch: Beginnt die Reise am Anreisetag um 19:00 Uhr und findet dann eine Übernachtung im Hotel statt, so steht bereits am ersten Tag eine Verpflegungspauschale in Höhe von 12,00 Euro zur Verfügung, die dann in der Reisekostenabrechnung angesetzt werden kann. Auf die Abwesenheitsdauer am ersten bzw. letzten Tag kommt es also in Zukunft nicht mehr an, wenn am Anreisetag oder vor dem Abreisetag übernachtet wurde.
In meinen Augen ist das eine der besten Neuregelungen der letzten Jahre, die Einzug in das Reisekostenrecht gefunden hat.

Lassen Sie uns also eine typische Reise, die viele Geschäftsreisende in ihrem Leben erleben, einmal mit der Regelung 2013 und einmal nach der neuen Richtlinie 2014 durchrechnen.

Beispiel 2013:
Anreisetag: 17:00 Uhr, Übernachtung
Abreisetag: 16:00 Uhr (nächster Tag)
Pauschale am Anreisetag: 0,00 Euro
Pauschale am Abreisetag: 12,00 Euro
Gesamtsumme Pauschale: 12,00 Euro

Die gleiche Reise im Jahr 2014 ergebe folgende Verpflegungspauschalen:

Beispiel 2014:
Anreisetag: 17:00 Uhr, Übernachtung
Abreisetag: 16:00 Uhr (nächster Tag)
Pauschale am Anreisetag: 12,00 Euro
Pauschale am Abreisetag: 12,00 Euro
Gesamtsumme Pauschale: 24,00 Euro

Das macht 100% mehr Verpflegungspauschale. Auf das gleiche Ergebnis würde man kommen, selbst wenn die Anreise erst um 23:59 Uhr erfolgen würde. Endet die Reise am letzten Tag um 07:30 Uhr und hat am Tag davor eine Übernachtung stattgefunden, so würden auch am letzten Tag Verpflegungspauschalen in Höhe von 12,00 Euro in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden können.

Diese Regelung gilt im Übrigen nicht nur für Reisen im Inland, sondern auch Reisen im bzw. ins Ausland. Und hier ist die Höhe der Verpflegungspauschale in aller Regel weit aus höher als Inland.

Grund zur Freude gibt es allerdings nicht wirklich. Denn die geplanten Änderungen im Bezug auf Mahlzeiten und deren Berücksichtigung in der Reisekostenabrechnung, lassen die Verpflegungspauschalen wie einen Eiswürfel im Backofen wieder dahinschmelzen. Doch dazu mehr im nächsten Beitrag…

4 Gedanken zu “Das neue Reisekostenrecht anhand von Praxisbeispielen –
Teil 2

  1. Hallo Herr Yilmaz,

    ich habe noch eine kurze Frage bezüglich der Handhabung der Verpflegungspauschalenkürzungen im Zusammenhang mit Übernachtungskosten.

    Nehmen wir an, dass auf der Rechnung nur Übernachtungskosten mit dem Steuersatz 7 % ausgewiesen sind. In diesem Fall würde ich die 4,80 EUR bei dem Mitarbeiter von der Pauschale nicht kürzen, da das Frühstück nicht separat ausgewiesen ist und auch kein Business Package in Rechnung gestellt wurde.

    Wie verhält es sich jedoch damit, wenn der Mitarbeiter bei Einreichung dieser Hotelrechnung in seinen Reisekosten die 4,80 EUR als Kürzung einträgt,obwohl die Rechnung nur mit 7 % ausgewiesen ist? Damit bestätigt er quasi,dass in dem Übernachtungspreis Frühstück enthalten war. Würden Sie, die 4,80 EUR, dann trotzdem kürzen oder streichen?

    Abwandlung 2: Was wäre, wenn z.B. von 10 Mitarbeitern, die alle im gleichen Hotel übernachtet haben und dieselbe Rechnung einreichen,8 Mitarbeiter angeben, dass sie Frühstück hatten und 2 Mitarbeiter nichts dergleichen angeben. Werden dann nur bei den 8 Mitarbeitern die Pauschalen um 4,80 EUR gekürzt und bei den anderen 2 nicht, da das Frühstück quasi als Gratisfrühstück anzusehen ist, weil es nicht gesondert auf der Rechnung mit 19 % vermerkt wurde?
    Oder findet hier bei niemanden eine Kürzung statt?Ich möchte nämlich alle Reisekosten gleich behandeln, damit nachher keine Beschwerden kommen.

    Was meinen Sie? Entschuldigen Sie bitte diesen komplizierten Fall 🙂

    Viele Grüße

    • Hallo A.F.,

      ich würde im Hotel anrufen und fragen, ob im Übernachtungspreis Frühstück dabei ist oder nicht. Falls ja, ist die Rechnung falsch ausgewiesen und es bedarf einer neuen Rechnung.

      Falls das Frühstück nicht enthalten ist und somit die Hotelrechnung formal korrekt ist, ist in meinen Augen auch keine Kürzung anzusetzen. Wichtig ist natürlich, dass der Mitarbeiter korrekte Angaben macht. Ich hatte schon den Fall, dass ein Reisender das Hotel dazu überredet hat, das Frühstück in die Übernachtungskosten reinzurechnen, so dass es nicht extra ausgewiesen wird und somit keine Kürzung vorgenommen werden muss. Streng genommen ist dies natürlich nicht erlaubt.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  2. Hallo Elke,

    für den Mittwoch würden Sie in meinen Augen keine Pauschale erhalten.

    Für den Ankunftstag erhalten Sie nur dann eine Pauschale, wenn eine Übernachtung vor dem Ankunftstag, also Mittwoch, stattfindet.

    Sie müssten also höchstens im Auto ein kleines Nickerchen einlegen, dann könnte es anders aussehen 🙂

  3. wie wird denn folgendes abgerechnet:
    Anreisetag: Montag 17h
    Übernachtung
    Abreisetag: Dienstag 22h aber Ende der Reise am Mittwoch 1h morgens da Stau auf der Autobahn 😉
    .

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