Das neue Reisekostenrecht anhand von Praxisbeispielen –
Teil 1

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230x230 Wer hätte das gedacht? Nach jahrelangen Ankündigungen und wahrscheinlich etlichen parlamentarischen Ausschüssen hat sich das Bundesfinanzministerium nun endlich auf eine Neuregelung des Reisekostenrechts geeinigt. Ab 2014 wird sich somit, wie auch in den Jahren 1996 und 1997, das Reisekostenrecht in Deutschland wieder grundlegend ändern.

Im ersten Beitrag werden wir uns anhand von Beispielen ansehen, wie sich die Höhe und die Berechnung der Verpflegungspauschale bei Reisen ohne Übernachtung ändern wird und was Sie bei der Abgabe Ihrer Reisekostenabrechnung beachten müssen. Dazu stellen wir einmal die Reise für das Jahr 2013 und ein andermal für das Jahr 2014 dar.
Betrachten wir uns vorher noch einmal die Änderungen ab 2014.

  • Ab dem nächsten Jahr wird es nur noch zwei Intervalle geben: ab 8 Stunden und volle 24 Stunden Abwesenheit. Das heute noch gültige Intervall ab 14 Stunden entfällt somit
  • Neu ist auch die Unterscheidung zwischen ein- und mehrtägigen Reisen. In den Reisekosten kann ab 2014 bei einer mehrtägigen Dienstreise bereits für den Anreisetag, unabhängig davon, wie viele Stunden sie unterwegs waren, eine Pauschale angesetzt werden. Das gleiche gilt auch für den Tag der Ankunft bei Beendigung der Dienstreise. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass es davor/danach eine Übernachtung außerhalb der Wohnung gab.

Nach dem theoretischen Part kommen wir zu dem ersten Fallbeispiel.

1. Fall: Eintägige Reise unter 8 Stunden

Beginn: 13.09.2013 – 08:00 Uhr
Ende: 13.09.2013 – 15:00 Uhr
Berechnung 2013: Pauschale 0,00 €, da Abwesenheit unter 8 Stunden liegt
Berechnung 2014: Pauschale 0,00 €, da Abwesenheit unter 8 Stunden liegt

Hier ändert sich an den Verpflegungspauschalen nichts. Unter 8 Stunden erhalten wir keine Verpflegungspauschale.

2. Fall: Eintägige Reise über 8 Stunden

Beginn: 13.12.2013 – 08:00 Uhr
Ende: 13.12.2013 – 18:00 Uhr
Berechnung 2013: Pauschale 6,00 €, da die Abwesenheit über 8 Stunden, aber unter 14 Stunden liegt
Berechnung 2014: Pauschale 12,00 €, da die Abwesenheit über 8 Stunden, aber unter 24 Stunden liegt

Wir haben im zweiten Beispiel eine glatte Verdoppelung der Verpflegungspauschalen! Vor allem Außendienstmitarbeiter werden von dieser Regelung profitieren können und mit der Abgabe Ihrer geliebten Reisekosten nicht mehr so lange warten.

Im letzten Fall betrachten wir uns noch den Fall einer zweitägigen Reise, ohne dass dabei aber eine Übernachtung stattfindet.

Beginn: 13.12.2013 – 18:00 Uhr
Ende: 14.12.2013 – 07:00 Uhr

Berechnung 2013:
1. Tag Pauschale 0,00 €, da die Abwesenheit unter 8 Stunden liegt
2. Tag Pauschale 6,00 €, da die Abwesenheit unter 8 Stunden liegt (Mitternachtsregel)

Berechnung 2014:
1. Tag Pauschale 0,00 €
2. Tag Pauschale 12,00 €

Grund hierfür ist Änderung des §9 Absatz 4a 3. Hier heißt es: „12 Euro für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist; beginnt die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung…“

Wir haben also an keinem der beiden Tage eine Abwesenheit, die mehr als 8 Stunden beträgt. In der Summe betrachtet sind wir aber 13 Stunden unterwegs und erhalten somit wieder eine Verpflegungspauschale, wenn wir die Reisekostenabrechnung durchführen.

Halten wir fest: Vor allem bei Reisen, bei denen wir 8 bis 14 Stunden unterwegs sind, erhalten wir ab 2014 doppelte Verpflegungspauschalen im Inland als auch im Ausland. Da macht die Reisekostenabrechnung doch gleich doppelt so viel Spaß.

Im zweiten Part unserer Reihe betrachten wir uns mehrtägige Reisen mit Übernachtung. Und Sie können es wahrscheinlich erahnen: auch hier werden wir oftmals mit einer höheren Pauschale rechnen als noch im aktuellen Jahr 2013.

24 Gedanken zu “Das neue Reisekostenrecht anhand von Praxisbeispielen –
Teil 1

  1. Hallo,
    wie sieht es denn 2014 in folgendem Fall aus:
    Tag 1: Abreise 14:30
    Tag 2: Rückkehr 9:30
    dazwischen freiberuflicher Bereitschaftsdienst in einer Klinik, schlafen/übernachten möglich, kann aber auch Arbeit werden und ist dann ja keine richtige Übernachtung.
    Kommt dabei 12+12=24 heraus oder 12 insgesamt?

    Zweiter Punkt:
    Wie würde Tag 2 berechnet, wenns nach 9:30 um 14:30 wieder losgeht, in den nächsten Nachtbereitschaftsdienst bis Tag 3? Von den 24 Stunden des Tages sind ja nur 5 Stunden frei.

    Danke für die Aufklärung!

    • Hallo,
      ich verstehe Ihre Frage so, dass Sie auf Dienstreise sind und während dieser Dienstreise machen Sie noch einen Nacht-Bereitschaftsdienst.
      Aus diesem Grund antworte ich wie folgt:
      Zu Punkt 1: Hier erhalten Sie laut §9 Absatz 4a 3 für jeden Tag 12 €.
      (“12 Euro für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist;…“)

      Zu Punkt 2: Wenn Sie um 14.30 Uhr wieder zu einer neuen Dienstreise aufbrechen, erhalten Sie für die Abwesenheit ab 14.30 Uhr – 24.00 Uhr ebenfalls 12 €.
      Für eine rechtsverbindliche Auskunft wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  2. Hallo Herr Yilmaz,

    vielen lieben Dank für Ihre Hilfe.

    Wenn der Mitarbeiter jetzt aber zwei Übernachtungen hatte

    1. Tag 12 EUR Übernachtung 1 08-24:00
    2. Tag 24 EUR Übernachtung 2 00-24:00
    3. Tag 24 EUR 00-24:00
    4. Tag Gegen 0.30 Uhr daheim 00-0:30

    Bekommt der Mitarbeiter dann 12+24+24=60 EUR ?

    • Hallo A.F.,

      der Mitarbeiter hat vom dritten auf den vierten Tag nicht übernachtet und war insgesamt über 8 Stunden unterwegs.
      Laut BMF-Schreiben vom 30. September 2013 sind die Abwesenheiten einer Tätigkeit zusammenzurechnen, ist der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach
      oder über Nacht (an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) auswärts tätig.

      Hat der Mitarbeiter also nicht geschlafen bzw. übernachtet, ist Ihre Rechnung korrekt und
      er erhält 60 € Tagespauschalen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  3. Hallo Herr Yilmaz,

    ich nehme Bezug auf die Frage von MJ. Wie sieht es denn aus, wenn es eine Übernachtung stattgefunden hat.

    1. Tag:
    Anreise 07:30 Uhr am 28.04.2014 = 12 EUR

    Übernachtung vom 28.04 auf den 29.04.2014

    2. Tag:
    Zwischentag: 24 EUR

    3. Tag:

    Ende Reise um 0:30 EUR = Pauschale ? 0 EUR oder 12 EUR?

    Bekommt der Mitarbeiter insgesamt 12 EUR+24 EUR =36 EUR an Pauschale und der letzte Tag wird nicht gezählt?

    Oder bekommt er 12 EUR + 24 EUR + 12 EUR=48 EUR

    Oder wird der Zwischentag von 24 EUR hier nicht berücksichtigt un der Mitarbeiter erhält jeweils 12 EUR für An und 12 EUR für Abreisetag?

    Vielen Dank für Ihre Hilfe

    • Hallo A.F.,

      in diesem Fall bekommt er 12 EUR+24 EUR =36 EUR an Pauschale und der letzte Tag wird nicht gezählt.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  4. Hallo,
    Frage: wenn meine Kollege um 17h ( keine 8 Std. bis 24h) ein Flugzeug nach England besteigt und seinen Anreisetag somit antritt, bekommt er sein Tagegeld weil es der Anreisetag ist oder nicht weil er am Anreisetag unter 8 Std liegt?
    Gilt grundsätzlich dass auch die Anreisetage mind. 8 Std beinhalten müssen ??

    • Hallo Frau De Bruyckere,

      wenn er am Anreisetag eine Übernachtung hat (z.B. dann in England), erhält er für diesen Anreisetag eine Verpflegungspauschale. In diesem Fall ist die Abwesenheitsdauer also irrelevant.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  5. Danke 🙂 …und wenn er unter den gleichen Bedingungen (ohne Übernachtung vom 20. auf 21.1., jedoch am 21.1. bis morgens 9.00 Uhr unterwegs gewesen wäre?
    Danke schon mal vorab!

    • Hallo MJ,

      dann war das eine lange Nacht, aber in diesem Fall sind die Voraussetzungen für die 8h erfüllt und dem Mitarbeiter stehen am 21. die 12.00€ zu. 🙂

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  6. Guten Tag, ich nehme Bezug auf die letzte Frage von A.F.:

    Wenn der MA aber eine mehrtägige Reise ab z.B. dem 18.01. hatte und ab 20.01. zurückgereist ist und erst am 21.01. um 0.15 Uhr zurückgekehrt ist, würde dann für den 21. die 12€ Pauschale gelten? Eigentlich doch nicht, da er am 20.01. ja nicht mehr übernachtet hat, oder?

    • Hallo MJ,

      genau. In diesem Fall gab es keine Übernachtung vom 20. auf den 21., so dass am 21. keine Pauschale gewährt wird.

      Viele Grüße

      Hasan Yilmaz

  7. Hallo Herr Yilmaz,

    ich hätte auch eine kurze Frage:

    Beispiel:

    Reise Beginn: 20.01.2014 um 08.00 Uhr
    Reise Ende: 21.01.2014 um 0.15 Uhr

    Wie wird die Pauschale berechnet bei Dienstreisen, die ohne Übernachtung stattfinden,jedoch kurz nach Mitternacht enden?
    Für den ersten Tag würde es nach neuem Reisekostenrecht 12 EUR geben, da der Mitarbeiter über 8 Std unterwegs ist.
    Würde der zweite Tag dann mit 0 EUR angesetzt werden, weil es dann von Mitternacht ausgesehen nur 15 Minuten Abwesenheitsdauer waren für den 21.01.2014?

    Vielen Dank für Ihre Hilfe
    A.F.

    • Hallo A.F.,

      ganz genau. Endet die Reise am Folgetag und hat keine Übernachtung davor stattgefunden, steht dem Mitarbeiter am zweiten Tag keine Verpflegungspauschale zu.

      Viele Grüße

      Hasan Yilmaz

  8. Sehr geehrter Herr Yilmaz,

    in Ihrem letzten Beispiel ist m. E. trotzdem noch ein Fehler für 2013. Sollte es da am 2. Tag nicht heißen: Pauschale 6,00 €, da die Abwesenheit unter 14 Stunden liegt (und nicht unter 8) ???
    Mit freundlichen Grüßen
    E.B.

    • Hallo,

      für den gesamten Reisezeitraum (beide Tage zusammen) liegt die Abwesenheit unter 14 Stunden, da haben Sie Recht. Deshalb bekommt der Mitarbeiter seine Pauschale in Höhe von 6 € für den 2. Tag ausbezahlt (Sonderfall Mitternachtsregel: Für Dienstreisen, die nach 16 Uhr begonnen und vor 8 Uhr des nachfolgenden Tages beendet werden (ohne Übernachtung) wird die gesamte Reise an beiden Tagen dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zugerechnet. In diesem Beispiel Tag 2.).

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  9. Hallo Herr Yilmaz,
    mein täglicher Reiseweg beträgt einfach gesehen 49km, also 98km täglich. Ich musste beruflich an einen anderen Standort fahren und bei der Reisekostenabrechnung wurden mir die 98km vom Arbeitgeber abgezogen, da es mein täglicher Arbeitsweg ist. Ist dies rechtens?

    Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort!

    Mit freundlichen Grüßen
    Jens L.

    • Hallo Jens,

      grundsätzlich kann der Arbeitgeber Ihre Fahrtkosten erstatten, ist dazu allerdings gesetzlich nicht verpflichtet. Als Arbeitnehmer haben Sie alternativ die Möglichkeit Ihre Fahrtkosten in der Steuererklärung bei den Werbungskosten anzugeben.

      Viele Grüße

      Hasan Yilmaz

  10. Hallo Herr Yilmaz,

    ich denke dass bei Ihrem letzten Beispiel in der 2013 Berechnung ein kleiner Fehler steckt.

    Ich habe folgendes gelernt:
    „Ausnahmsweise wird in §4 Abs.5Nr.5Satz2 EStG bestimmt, dass bei einer Tätigkeit, die nach 16:00 begonnen und vor 8:00 des nachfolgenden Kalendertages beendet wird, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, die gesamte Abwesenheit an beiden Tagen zusammengerechnet wird.“

    Somit würde sich ein Anspruch auf EUR 6 ergeben.

    Liebe Grüße nach Freiburg
    SK

    PS: Ich freue mich schon über weitere News zur Reform 2014. Mir gruselt schon davor. 🙂

    • Hallo Frau Krickl,

      Sie haben Recht, vielen Dank für den Hinweis 🙂 Ich ändere das gleich ab.

      Den nächsten Teil werde ich diese Woche veröffentlichen.

      Viele Grüße

      Hasan Yilmaz

  11. Hallo Herr Yilmaz,
    das hilft mir (aktuell) nur bedingt…

    Mal sehen, wie ich weiter vorgehen werde; wenn Sie eine gute Idee haben… immer her damit (nur kurz vor Weihnachten reicht eben leider nicht…)

    • Hallo Herr Burke,

      wenn es nach uns gehen würde, dann würden wir die Pauschalen schon jetzt bestimmen 🙂

      Im Grunde genommen könnten Sie Ihre Berechnungen ja anhand der jetzigen Pauschalen vornehmen. Reisen, die mehr als 8h, weniger als 14h andauern, würden im Jahr 2014 gleich den Satz „größer als 14h, kleiner 24h“ erhalten.

  12. Im Entwurf des BMF-Schreibens vom 26.7. wird unter Punkt 50 (Auswärtstätigkeit im Ausland) darauf hingewiesen, dass auch hier nur noch „zwei Pauschalen in Höhe von 120 und 80 Prozent der Auslandstagegelder…“ berücksichtigt werden können.

    Können Sie uns sagen, worauf die o.g. Prozentsätze zu beziehen sind?

    Hintergrund:
    Wir machen gerade eine Vergleichsrechnung, was die Anwendung der neuen Rechtsgrundlagen für uns kosten wird.

    Vielen Dank und viele Grüße

    • Hallo Herr Burke,

      die Angaben beziehen sich auf die Pauschalen nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG). Wir rechnen damit, dass die neuen Pauschalen wieder pünktlich kurz vor Weihnachten 2013 bekannt gegeben werden 🙂

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